8. Ulkopuoliset palveluntarjoajat ja henkilötietojen käsittelijän ohjeistaminen | Järjestelmät, palvelut, kumppanit jne.

MAKSUTON GDPR-KURSSI

TIETOSUOJA-ASETUKSEN VELVOITTEET PIENYRITTÄJÄLLE – OSA 8

Mihin eri järjestelmät ja palveluntarjoajat siirtävät ja luovuttavat tietoja?

Yrityksillä on tavanomaisesti käytössään useita eri järjestelmiä, jotka sisältävät henkilötietoja. Moni ei tule ajatelleeksi (tai ei edes halua ajatella) mihin rekisterinpitäjän vastuulla olevat henkilötiedot todellisuudessa päätyvät, ja kenellä tietoihin on pääsy.

Päätyvätkö tiedot kenties kotimaisille alihankkijoille, EU:n ulkopuolella oleville palvelimille, tai esimerkiksi yhteisrekisterinpitäjien käyttöön. Puhumattakaan siitä, onko tietojen siirto asianmukaista, eli turvallista ja Eu:n tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaista.

Kannattaa kuitenkin muistaa, että henkilötietojen käsittelijän ohjeistaminen ja käsittelysopimuksen tekeminen on rekisterinpitäjän vastuulla.

Osa palveluntarjoajista ei selkeästi kerro mihin tietoja siirretään tai kenellä niihin on pääsy. Kaikilta yrityksiltä tietoa ei saa edes pyynnöstä, vaan vastauksia kierrellään ja kaarrellaan.

Tämä koskee erityisesti suuria palveluntarjoajia, jotka ilmoittavat asian yleensä enemmän tai vähemmän epämääräisesti. Tavanomaisesti tiedot on aika hyvin ”piilotettu” verkkosivuille, präntätty pienellä tekstillä sopimukseen, tai annettu siirroista vain ylimalkaiset tiedot. Tietoja saattaa päätyä tietämättäsi myös EU-alueen ulkopuolelle. Moni pienempi yritys puolestaan saattaa käyttää toiminnassaan esimerkiksi alihankkijaa, ilman rekisterinpitäjän suostumusta tai tietoa asiasta.

 

Yleisessä tietosuoja-asetuksessa säädetään, että henkilötietoja voidaan siirtää EU:n ulkopuolelle vain, jos kyseinen kolmas maa varmistaa näiden tietojen osalta riittävän tietosuojan tason.

Miten tietoja siirretään EU-alueen ulkopuolelle lainmukaisesti?

Lue linkit

Privacy Shield -järjestely

Usein palveluntarjoajat vetoavat tietojen turvallisessa siirrossa esimerkiksi Privacy Shield -järjestelyyn, vaikka EU:n tuomioistuin päätti vuonna 2020 sen olevan laiton.

Lue lisää: tietosuoja.fi: EU-tuomioistuin kumosi päätöksen Privacy Shieldin tarjoaman tietosuojan riittävyydestä ja Euroopan komissio: Unionin tuomioistuin toteaa, että EU:n ja Yhdysvaltojen välisen Privacy Shield -järjestelyn tarjoaman tietosuojan tason riittävyydestä annettu päätös 2016/1250 on pätemätön.

Henkilötietojen käsittelysopimus ja käsittelijän ohjeistaminen

Kun yritys käyttää toiminnassaan ulkopuolisia palveluntarjoajaa, eli esimerkiksi tilitoimistoa tai ohjelmistoa, täytyy palveluntarjoajalle antaa kirjalliset ohjeet, sekä tehdä asianmukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä.

Rekisterinpitäjän täytyy pystyä osoittaa tietosuojan toteutuminen myös niiltä osin, kun käsittelijä käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun.

Lue erityisesti siniset laatikot: ”Läpinäkyvyys ja jäljitettävyys” ja ”Mistä on sovittava, kun henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän lukuun?”

Lue myös: artikla 28 EU yleinen tietosuoja-asetus ”Henkilötietojen käsittelijä”

Henkilötietojen käsittelysopimus, sekä ohjeet sisältyy GDPR helposti Tietosuojapaketteihin, sekä GDPR kuntoon kuukaudessa -verkkovalmennukseen.

Muistilista

  • Lue palvelun ehdot, sopimusehdot ja tietosuojakäytännöt.
  • Selvitä mihin tietoja päätyy (sijainti).
  • Kuka/ketkä tietoja käsittelee? Miten ja missä laajuudessa?
  • Tee henkilötietojen käsittelysopimus palveluntarjoajan kanssa.
  • Anna palveluntarjoajalle kirjalliset ohjeet henkilötietojen käsittelystä
  • Kartoita riskit ja arvioi palvelun turvallisuus, ja tee tarvittaessa vaikutustenarviointi.
  • Päivitä ajantasaiset tiedot omiin GDPR-asiakirjoihisi.

Henkilötiedon tunnistettavuuden poistaminen siten, ettei  yhdistäminen rekisteröityyn ole enää mahdollista.

Lue lisää ja katso myös linkit sivun alaosasta: Minimointivelvoite ja EU:n tietosuoja-asetus | Henkilötietoja saa kerätä ja käsitellä vain silloin, kun se on välttämätöntä.

Ks. kohta erityinen henkilötietoryhmä

Rekisteröidyn henkilötietojen tulee olla luotettavia, oikeita ja ajantasaisia. Tietoja saa ja kuuluu päivittää/muuttaa vain silloin, kun ne oikeasti muuttuvat tai tarkentuvat. Henkilötietoja ei saa kuitenkaan kerätä enempää, kuin on ennalta sovittu.

Elintärkeiden etujen suojaaminen on yksi lainmukainen käsittelyperuste. Se sopii käsittelyperusteeksi silloin, kun kyse on esimerkiksi elämän tai terveyden suojaamisesta.

Lue lisää: Oikeusperusteen valinta | Miten oikeusperuste vaikuttaa henkilötietojen keräämiseen ja käsittelyyn?

Epäsuorat tiedot eivät yksinään riitä henkilön tunnistamiseen, mutta niitä yhdistelemällä henkilö voidaan tunnistaa. Tällaisia tietoja ovat mm. asuinalue, sukupuoli tai ikä. 

Lue lisää: Henkilötietojen käsittely | Mitä henkilötiedot ovat? | Milloin niitä saa kerätä ja käsitellä?

Arkaluontoisia, eli erityisiä henkilötietoja ovat sellaiset henkilötiedot, joista ilmenee henkilön: rotu tai etninen alkuperä, poliittiset mielipiteet, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, ammattiliiton jäsenyys, geneettisten tai biometrinen tietojen käsittely (esim. DNA, sormenjälki, kasvojentunnistus, iiristunnistus), terveyttä koskevia tietoja tai seksuaalista käyttäytymistä ja suuntautumista koskevia tietoja.

Lue lisää: Erityiset henkilötietoryhmät | Arkaluontoisia tietoja on oikeus käsitellä vain poikkeuksellisesta syystä.

Evästeet ovat koodinpätkiä, joilla kerätään tietoa verkkosivujen kävijöistä. Evästeet jakautuvat välttämättömiin ja ei välttämättömiin evästeisiin. Toimintaevästeiden tarkoituksena on parantaa sivujen käytettävyyttä.

Analyysievästeiden tarkoituksena puolestaan on tarkoitus kerätä tietoa sivuilla vierailleen käyttäytymisestä. Tietoa voidaan käyttää esim. tilastointiin, analysointiin, profilointiin, sekä sivuston eri toimintojen parantamiseen

Linkit: Tietosuojavaltuutettu Anu Taluksen kommentit evästeasiaan. ja Traficomin 5/20 päivitetty evästeohjeistus.

Henkilötietoja, joista ilmenee henkilön perittyjä tai hankittuja geneettisiä ominaisuuksia. Geneettiset tiedot sisältävät tietoa henkilön fysiologiasta tai terveydentilasta. Tietoa voidaan saada myös biologisesta näytteestä analysoimalla.

Kaikki luonnollista henkilöä, henkilön ominaisuuksia tai elinolosuhteita kuvaavat merkinnät, joista henkilö tai hänen perheenjäsenensä voidaan tunnistaa. Yksittäisiä tietoja, joiden avulla henkilön voi helposti tunnistaa ovat mm. nimi, henkilötunnus ja valokuva.

Myös epäsuorat tiedot ovat henkilötietoja, vaikka tiedot eivät yksinään riitä henkilön tunnistamiseen. Epäsuoria tietoja yhdistelemällä henkilö voidaan tunnistaa. Tällaisia tietoja ovat mm. asuinalue, sukupuoli tai ikä.

Lue lisää: Henkilötietojen käsittely | Mitä henkilötiedot ovat? | Milloin niitä saa kerätä ja käsitellä?

Palveluntarjoaja (yritys/yksityinen elinkeinonharjoittaja / viranomainen / yhdistys), joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta ja rekisterinpitäjän lukuun, ja toimii rekisterinpitäjän ohjeiden mukaan. Esim. kirjanpidon tai palkanmaksun hoitava ulkopuolinen yritys, markkinointitoimisto, IT-konsultti. Myös palveluita hallinnoivat yritykset, kuten esimerkiksi laskutuspalveluita tarjoava ohjelmistoyritys voi olla henkilötietojen käsittelijä, vaikka se ei varsinaisesti käsittelisikään tietoja. Henkilötietojen käsittelyksi lasketaan myös se, että yrityksen henkilöstöllä on tarvittaessa pääsy järjestelmään ja sen sisältämiin henkilötietoihin esimerkiksi silloin, kun palvelun toimivuudessa on ongelmia.

Henkilötietoihin kohdistuva automaattinen tai manuaalinen toimenpide: henkilötietojen kerääminen, säilyttäminen, käyttäminen, hakeminen, järjestäminen, jäsentäminen, siirtäminen, käytön suunnittelu, muokkaaminen, poistaminen, tuhoaminen ja luovuttaminen. Ts. kaikki henkilötietoihin kohdistuvat toimenpiteet.

Lue lisää: Henkilötietojen käsittely | Mitä henkilötiedot ovat? | Milloin niitä saa kerätä ja käsitellä?

Henkilötietojen käsittelysopimus (ja henkilötietojen käsittelijän ohjeet)

Kun yritys käyttää toiminnassaan ulkopuolisia palveluntarjoajaa, eli esimerkiksi tilitoimistoa tai ohjelmistoa, täytyy palveluntarjoajalle antaa kirjalliset ohjeet, sekä tehdä asianmukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä.

Rekisterinpitäjän täytyy pystyä osoittaa tietosuojan toteutuminen myös niiltä osin, kun käsittelijä käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun.

Lue erityisesti siniset laatikot: ”Läpinäkyvyys ja jäljitettävyys” ja ”Mistä on sovittava, kun henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän lukuun?”

Lue myös: artikla 28 EU yleinen tietosuoja-asetus ”Henkilötietojen käsittelijä”

Yritys tai muu organisaatio, jolle on luovutettu henkilötietoja, ja jolla on oikeus niiden käsittelyyn. Myös henkilötietojen käsittelijä on kolmas osapuoli.

Kyberturvallisuus on turvallisuuden osa-alue. Sillä pyritään sähköisten järjestelmien verkkojen yhteiskunnalliseen turvallisuuteen. Kyberturvallisuuteen liittyy riskien tunnistaminen ja ennaltaehkäisy, sekä varautuminen mahdollisiin ongelmiin (haittaohjelmat, laiteviat, tietomurrot ym.). Kyberturvallisuudella pyritään takaamaan tietoturvallisuus myös mahdollisten kriisien aikana.

Lainmukaisia käsittelyperusteita on kuusi. Perusteita ovat rekisteröidyn suostumus, sopimus, rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite, elintärkeiden etujen suojaaminen, yleistä etua koskeva tehtävä tai julkinen valta ja rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu. Perusteella tarkoitetaan siis lainmukaista perustetta, eikä perustetta voi keksiä itse.

Lue lisää: Oikeusperusteen valinta | Miten oikeusperuste vaikuttaa henkilötietojen keräämiseen ja käsittelyyn?

Henkilötiedot ovat niihin oikeutettujen henkilöiden käytettävissä etukäteen määritellyssä vasteajassa. Tämä on erityisen tärkeää esim. terveydenhuollossa, jossa potilaan henki voi olla sen varassa, ovatko tiedot käytettävissä juuri silloin, kun niitä tarvitaan.

Erilaiset henkilötiedot ja järjestelmät ovat vain sellaisten henkilöiden käytettävissä, joilla on oikeus niiden käyttöön. Henkilötiedot on suojattu asianmukaisesti, eli riittävän hyvin riskeihin nähden.

Minimointi­velvoite / minimaali­suusvelvoite

Minimointivelvotteeseen liittyy henkilötietojen määrän, käsittelyn, käsittelijöiden määrän ja säilytyksen minimointi.

Lue lisää: Minimointivelvoite ja EU:n tietosuoja-asetus | Henkilötietoja saa kerätä ja käsitellä vain silloin, kun se on välttämätöntä.

Oikeusperuste /peruste / käsittelyperuste

Henkilötietoja saa kerätä vain, mikäli tietojen keräämiselle on lainmukainen peruste. Henkilötietojen keräämisen oikeusperuste on määriteltävä tietosuojaselosteessa, ts. rekisteröityä täytyy informoida siitä, millä oikeusperusteella hänen tietonsa kerätään.

Oikeusperusteita ovat rekisteröidyn (vapaaehtoinen) suostumus, sopimus, rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite, elintärkeiden etujen suojaaminen, yleistä etua koskeva tehtävä tai julkinen valta ja rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu.

Lue lisää: Oikeusperusteen valinta | Miten oikeusperuste vaikuttaa henkilötietojen keräämiseen ja käsittelyyn?

Oikeutettu etu

Oikeutettu etu on tietosuojalaissa ympäripyöreä käsite. Oikeutetulla edulla viitataan yleensä ihmisen perusoikeuksiin. Perusoikeuksiin liittyviä lakeja ovat kansalliset perusoikeudet,
kansainväliset ihmisoikeudet ja Euroopan unionin perusoikeudet. Oikeutettu etu täytyy olla todellinen ja perusteltu. Kun henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella, täytyy käsittelystä tehdä ns. tasapainotesti, jossa arvioidaan onko käsittely lainmukaista, tarpeellista ja oikeasuhtaista.

Lue lisää: Oikeusperusteen valinta | Miten oikeusperuste vaikuttaa henkilötietojen keräämiseen ja käsittelyyn?

Osoitusvelvollisuus (dokumentointivelvoite)

Velvollisuus todistaa /toteen näyttää viranomaisille, että on noudattanut tietosuojalakia- ja asetusta. Terminä osoitusvelvollisuus tarkoittaa sitä, että jokin taho on tilivelvollinen jonkin asian suhteen, ja että ulkopuolinen taho voi määrätä velvoitteen noudattamatta jättämisestä sanktion. Rekisterinpitäjällä on velvoite dokumentoida tietosuojatoimet, jotta rekisterinpitäjä voi osoittaa noudattavansa tietosuojasäädöksiä, sekä vakuuttaa että se on aktiivisesti pyrkinyt tunnistamaan kaikki tietosuojaan liittyvät riskejä ja ottanut käyttöön tarvittavia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi. Jos rekisterinpitäjä ei pysty osoittamaan noudattavansa tietosuoja-asetuksen velvoitteita, se voi aiheuttaa maineriskin lisäksi hallinnollisia seuraamuksia.

Rekisterinpitäjän täytyy pystyä erilaisin dokumentein osoittaa, että rekisterinpitäjä on mm.

  • tehnyt tarvittavat ja riittävät turvatoimet henkilötietojen suojaamiseksi (koneet/laitteet ja fyysiset tilat)
  • kouluttanut ja ohjeistanut henkilöstön toimimaan turvallisesti
  • huolehtinut rekisteröidyn informoinnista (esim. tietosuojaselosteella) asianmukaisesti
  • tehnyt asianmukaiset sopimukset yritykseen lukuun toimivien henkilötietojen käsittelijöiden kanssa
  • aktiivisesti pyrkinyt tunnistamaan kaikki tietosuojaan liittyvät riskit ja tehnyt asianmukaiset riskiarviot (esim. vaikutustenarvioinnit, tasapainotestit, siirrot ja luovutukset EU-alueen ulkopuolelle)
  • varautunut tietoturvaloukkauksiin tekemällä asianmukaiset suunnitelmat ja ohjeistukset
  • huomioinut toiminnassaan tietosuoja- ja tietoturvatason säännöllisen seurannan

Lue lisää: Osoitusvelvollisuus | Kaikilla yrityksillä on velvoite tehdä ja dokumentoida tietosuojatoimet.

Profilointi

Henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa kerätyn tiedon avulla arvioidaan / analysoidaan henkilön ominaisuuksia tai piirteitä, jotka liittyvät henkilön työhön, taloudelliseen tilanteeseen, terveydentilaan, mieltymyksiin, kiinnostuksen kohteisiin, käyttäytymiseen, liikkeisiin, sijaintiin tai luotettavuuteen. Profiloinnin tarkoituksena on usein ennakoida tulevaa käyttäytymistä. Profilointia käytetään esim. sosiaalisen median palveluissa ja päätelaitteilla olevissa sovelluksissa. Profilointi on sallittua vain tietyissä tilanteissa.

Lue lisää: https://www.minilex.fi/a/ihmistä-ei-saa-arvioida-koneellisesti

Pseudonymisointi

Pseudonymisointi tarkoittaa henkilötietojen käsittelemistä siten, että henkilötietoja ei voida enää yhdistää tiettyyn henkilöön ilman lisätietoja. Pseudonymisoidut tiedot täytyy säilyttää erillään rekisteröidyn muista henkilötiedoista.

Lue lisää ja katso myös linkit sivun alaosasta: Minimointivelvoite ja EU:n tietosuoja-asetus | Henkilötietoja saa kerätä ja käsitellä vain silloin, kun se on välttämätöntä.

Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä on ihminen tai organisaatio, joka määrittelee, mihin henkilötietojen käsittelyt tarkoitukset ja keinot. Organisaatio ihmisten muodostama yhteenliittymä, joka toimii tiettyjen tavoitteiden saavuttamiseksi. Organisaatioita ovat mm. yritykset, yhdistykset/seurat, järjestöt, poliittiset puolueet jne.

Lue lisää: GDPR-asetus on henkilötietojen käsittelyä sääntelevä laki, joka koskee kaikkia yrityksiä.

Rekisteröity

Henkilö, jonka henkilötietoja rekisterinpitäjä tai henkilötietojenkäsittelijä käsittelee. Rekisteröityjä ovat kaikki henkilöt, riippumatta siitä missä asemassa henkilö on. Rekisteröityjä voivat olla esimerkiksi asiakkaat, työntekijät, yhteistyökumppanit, viranomaiset, potentiaaliset asiakkaat jne. Rekisteröityä kuuluu aina informoida, eli antaa nähtäväksi tietosuojaseloste ja tarvittaessa pyytää suostumus henkilötietojen käsittelyyn.

Lue lisää: Tietosuojaselosteen malli ja rekisteröidyn informointi

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on pääsääntöisesti oikeus: saada tietoa henkilötietojensa, käsittelystä, saada pääsy tietoihin, oikaista tietoja, poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi, rajoittaa tietojen käsittelyä, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, vastustaa tietojen käsittelyä ja olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi. Joissakin tilanteissa rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksiaan. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus kertoa rekisteröidylle näistä oikeuksista. Rekisteröityä informoidaan tavanomaisesti tietosuojaselosteen avulla.

Lue lisää:  tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet,  tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeuksista-poikkeaminen ja  Tietosuojaselosteen malli ja rekisteröidyn informointi

Seloste käsittelytoimista

Seloste käsittelytoimista on kirjallinen tiivis kuvaus yrityksen tekemästä henkilötietojen käsittelystä viranomaisille ja yrityksen sisäiseen käyttöön.

Seuraamuskolleegio

Tietosuojavaltuutetun ja apulaistietosuojavaltuuttujen (Jari Råhman ja Heljä-Tuulia Pihamaa) muodostama seuraamuskollegio, jonka tehtävänä on seuraamusmaksujen määrääminen. Kollegion puheenjohtajana toimii tietosuojavaltuutettu Anu Talus.

Sopimus

Kahden osapuolen välinen oikeustoimi, jossa osapuolet sopivat keskenään jostakin asiasta. Sopimus voi olla kirjallinen tai suullinen. Kirjallinen sopimus on kuitenkin helpompi todistaa.

Suoraan tunnistettavissa oleva / suorat tunnisteet / välittömät tunnisteet

Yksittäisiä tietoja, joiden avulla henkilön voi helposti tunnistaa ovat mm. nimi, henkilötunnus tai valokuva.

Lue lisää: Henkilötietojen käsittely | Mitä henkilötiedot ovat? | Milloin niitä saa kerätä ja käsitellä?

Suoramarkkinointi

Perinteistä suoramarkkinointia on postitse ja puhelimitse tehtävä markkinointi. Sähköistä suoramarkkinointia ovat sähköpostiviestit, tekstiviestit, puheviestit, ääniviestit ja kuvaviestit. Suomessa perinteistä suoramarkkinointia saa tehdä ilman rekisteröidyn suostumusta.

Katso kohta 1. Rekisteröidyn (vapaaehtoinen) suostumus: Oikeusperusteen valinta | Miten oikeusperuste vaikuttaa henkilötietojen keräämiseen ja käsittelyyn?

Suostumuksen tallentaminen

Kun henkilötietoja kerätään suostumuksen perusteella (eli käsittelyn oikeusperusteena on suostumus), kannattaa suostumus ottaa kirjallisesti, jotta voit tarvittaessa todistaa asian. Suostumuksen tallentaminen kannattaa huomioida esimerkiksi silloin, kun keräät s-postiosoitteita markkinointitarkoituksiin. Onkin tärkeä valita järjestelmä, joka tallentaa suostumuksen automaattisesti. Jos saat rekisteröidyltä suostumuksen esim. s-postin välityksellä, kannattaa suostumus tallentaa esimerkiksi Tietosuojavastaajan s-postiin tai omavalvontasuunnitelman liitteeksi.

Tasapainotesti

Tasapainotesti on kirjallinen kuvaus / arvionti, jonka avulla voidaan päätellä, sopiiko oikeutettu etu lainmukaiseksi käsittelyperusteeksi.

Katso kohta 6. Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu: Oikeusperusteen valinta | Miten oikeusperuste vaikuttaa henkilötietojen keräämiseen ja käsittelyyn?

Tietosuoja

Tietosuoja on osa yksityisyyden suojaa, joka taataan perustuslaissa kaikille henkilöille. Tietosuojan tarkoituksena on varmistaa, että henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti, ettei henkilötietoja kerätä tarpeettomasti, ettei henkilötietoja käsitellä tarpeettomasti, ja että niitä käsitellään vain silloin, kun käsittelyyn on lainmukainen oikeusperuste

Lue lisää: GDPR-asetus on henkilötietojen käsittelyä sääntelevä laki, joka koskee kaikkia yrityksiä.

Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste on asiakirja, joka sisältää kaikki informaatiovelvoitteen edellyttämät tiedot. Kaikilla yrityksillä ja organisaatioilla täytyy olla asiakirja henkilötietojen lainmukaisesta käsittelystä asiakkaalle. Tietosuojaselosteessa kerrotaan rekisteröidylle hänestä kerätyt henkilötiedot tiiviisti, läpinäkyvästi ja ymmärrettävästi. Tietosuoja-asiakirjaan kirjataan tavat, joilla yritys käyttää, kerää, suojaa ja tarvittaessa siirtää henkilötietoja luotettavasti ja turvallisesti.

Tietosuojavastaava

Organisaation sisäinen asiantuntija joka seuraa ja valvoo tietosuoja-asioiden noudattamista, kehittää tietosuojan tasoa, neuvoo ja ohjeistaa johtoa ja työntekijöitä, toimii yhteyshenkilönä henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa ja toimii yhteyshenkilönä, kun asioidaan Tietosuojavaltuutetun toimiston tai rekisteröityjen kanssa.

Muuta huomioitavaa:

  • Tietosuojavastaavan yhteystietojen on oltava julkisesti saatavilla esimerkiksi yrityksen verkkosivuilla.
  • Tietosuojavastaavan täytyy olla riippumaton, eikä hänellä voi olla eturistiriitoja tietosuojavastaavan tehtävien kanssa. Siksi tietosuojavastaavana ei voi toimia esimerkiksi toimitusjohtaja tai hallituksen edustaja.
  • Tietosuojavastaava on nimitettävä, jos käsitellään laajamittaisesti arkaluontoisia tietoja, henkilötietoja käsitellään säännöllisesti, organisaationne on julkishallinnon toimija. Tietosuojavastaavan voi nimittää myös vapaaehtoisesti.
  • Tietosuojavastaavan yhteystiedot kuuluu ilmoittaa Tietosuojavastaavan toimistoon: tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavastaavasta

Lue lisää: tietosuoja.fi/tietosuojavastaavat

Ryhmitelty, saman tyyppisten henkilötietojen ryhmitelty / luetteloitu tietojoukko.
Esim. työntekijät, asiakkaat, markkinointirekisteri, arvontaan osallistuneet, yhteistyökumppanit jne.

Tietotilinpäätös

Raportti yrityksen tai muun organisaation tietojenkäsittelyn nykytilasta. Raportti sisältää perustiedot, organisaation hallussa olevat tietovarannot, tietojen käsittelyssä noudatettavat menettelytavat ja periaatteet, tietojen suojaustavat, tietojen käsittelyn seuranta- ja valvontatoimet, selvityksen rekisteröityjen oikeuksien toteutumisesta, sekä arviointi ja kehittämiskohteet.

Tietoturva

Tietoturva on tietojen suojaamista. Turvallisuuteen kuuluvat henkilötietojen suojaaminen luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä, sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta. Tietoturvaa toteutetaan mm. suojaamalla fyysinen ja konkreettinen tietoaineisto, suojaamalla tietojärjestelmien tietoaineisto, säilyttämällä tiedot luottamuksellisina, säilyttämällä tiedot eheinä (muuttumattomine) ja  pitämällä tiedot saatavissa / käytettävissä.

Tietoturvaloukkaus / tietoturvapoikkeama

Tietoturvaloukkaus tarkoittaa henkilötietojen lainvastaista käsittelyä, jonka mahdollisia seurauksia ovat mm. tuhoutuminen, muuttuminen, luvaton pääsy tietoihin ja häviäminen.

Tietoturvasuunnitelma / Tietosuojan- ja tietoturvallisuuden omavalvontasuunnitelma

Yrityksen tai organisaation sisäinen asiakirja, joka sisältää lähes kaikki osoitusvelvollisuuden vaatimat tiedot.

Lue lisää: tietosuoja.fi/osoitusvelvollisuus – Osoita noudattavasi tietosuojasäännöksiä

Valvontaviranomainen / Tietosuojavaltuutettu

Suomessa kansallisena valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto, joka valvoo tietosuojalainsäädännön noudattamista.

Lue lisää: tietosuoja.fi/tietosuojavaltuutetun-toimisto

Vastaanottaja

Henkilö, oikeushenkilö, viranomainen, virasto tai muu toimija, jolle luovutetaan henkilötietoja.

Yksityisyys

Yksityisyys tarkoittaa luonnollisen henkilön oikeutta suojautua ulkopuoliselta puuttumiselta.

Lue lisää: minilex.fi/a/yksityisyyden-suoja-suomessa

Linkit

Haluatko antaa palautetta, onko sinulla kysyttävää, tai tarvitko apua asiakirjojen kanssa?

Ota yhteyttä