Minimointivelvoite ja EU:n tietosuoja-asetus | Henkilötietoja saa kerätä ja käsitellä vain silloin, kun se on välttämätöntä.

MAKSUTON GDPR-KURSSI

TIETOSUOJA-ASETUKSEN VELVOITTEET PIENYRITTÄJÄLLE – OSA 4

Minivointivelvoite tarkoittaa sitä, että henkilötietoja saa kerätä ja käsitellä vain silloin, kun se on käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeellista.

Tietojen minimointi koskee kaikkia henkilötietojen käsittelyn osa-aluetta. Käsittelyksi lasketaan tietojen kerääminen, säilyttäminen, käyttäminen, hakeminen, järjestäminen, jäsentäminen, siirtäminen, käytön suunnittelu, muokkaaminen, poistaminen, tuhoaminen ja luovuttaminen.

Minimoinnin tarkoituksena on estää turhan tiedon säilyttäminen ja käsittely, ja siten pienentää tietoturvariskiä. Käytön ja käsittelyn rajoittaminen on perusteltua myös rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseksi.

Olet varmaankin kuullut juttuja siitä, miten esimerkiksi henkilöstö on tarpeettomasti urkkinut toistensa tai sukulaistensa tietoja. Tämähän ei tietenkään ole oikein, ja juuri siksi käytön ja käsittelyn rajoittaminen on perusteltua myös organisaation sisällä.

Käyttötarkoitussidonnaisuus

Huomioi henkilötietojen keräämisessä ainakin seuraavat perusasiat

  • Jokaisella kerättävillä henkilötiedoilla täytyy olla perusteltu käyttötarkoitus.
  • Kerättävien henkilötietojen täytyy olla olennaisia, eli kerätyillä henkilötiedoilla on oltava selkeä yhteys määriteltyyn käyttötarkoitukseen (käyttötarkoitussidonnaisuus).
  • Kerättävien henkilötietojen täytyy olla käyttötarkoituksen kannalta välttämättömiä.
  • Älä tallenna samaa tietoa useaan eri paikkaan, jos se ei ole välttämätöntä.

Miten toteutat minimoinnin velvoitetta, kun keräät henkilötietoja?

Joskus henkilötietoja kerätään enemmän kuin olisi tarpeen. Se johtuu yleensä ennemminkin ajattelemattomuudesta kuin siitä, että henkilötietoja haluttaisiin haalia omaan tietoon. Usein tietoja kerätään vain tavan vuoksi, koska aina ennenkin on tehty niin. Käytössä saattaa olla myös valmis lomake, jossa saattaa olla paikka täysin epäolennaisille henkilötiedoille. Minimoi tarkkojen henkilötietojen määrä, jos se on tiedon käyttötarkoituksen kannalta mahdollista.

Tietoa minimoida esimerkiksi kysymällä henkilön ikäluokka sen sijaan, että kysytään syntymäaika. Ja puhelinnumerokin voidaan jättää kokonaan pyytämättä, jos on tarkoituksena pitää yhteyttä vain sähköpostilla. Jos keräät osan tiedoista esimerkiksi tilastointiin, tai tulevan markkinointikampanjan profilointiin, mieti onko henkilön nimi ja muut tiedot tässä yhteydessä välttämättömiä. Vai riittäisikö tähän tarkoitukseen nimen, osoitteen ja syntymäajan sijaan esimerkiksi vain tieto: nainen, 30–35 v. Turku?

Kerää siis vain tarpeelliset henkilötiedot, jotta vältyt turhilta ongelmilta ja riskeiltä. Tietojen minimointi on myös rekisterinpitäjän etu. Minimointivelvoitteen toteuttaminen henkilötietojen keräämisen yhteydessä, vaatii oikeasti vain vähän maalaisjärkeä.

Minimointivelvoitteen arviointi, sekä sen toteuttaminen sisältyy GDPR helposti Tietosuojapaketteihin, sekä GDPR kuntoon kuukaudessa -verkkovalmennukseen.

Henkilötiedot voi tarvittaessa pseudonymisoida tai anonymisoida

Pseudonymisointi tarkoittaa henkilötietojen käsittelemistä siten, että tietoja ei enää voida yhdistää tiettyyn henkilöön ilman lisätietoja.

Anonymisointi tarkoittaa henkilötiedon tunnistettavuuden poistamista siten, ettei yhdistäminen rekisteröityyn ole enää mahdollista.

Henkilötietoja saa käsitellä vain silloin, kun se on välttämätöntä

Minimointivelvoitteen mukaan myös yrityksen sisäistä henkilötietojenkäsittelyä on syytä rajoittaa. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että työntekijät, toimihenkilöt ja henkilötietojenkäsittelijät käsittelevät henkilötietoja vain siinä laajuudessa, kuin heidän työtehtävänsä ja vastuunsa sitä edellyttävät.

Eli esimerkiksi kirjanpitäjän kuuluu saada tietoonsa vain oman työtehtävänsä kannalta tarpeelliset henkilötiedot, ja yrityksen työntekijän puolestaan vain ne henkilötiedot, jotka tarvitaan kyseisen työtehtävän hoitamiseksi.

  • Arvioi etukäteen, missä tilanteissa kerättyjä tietoja tullaan tarvitsemaan.
  • Mieti kenellä ja missä laajuudessa kullakin täytyy olla pääsy tietoihin.
  • Rajoita pääsy ylimääräisiin tietoihin ja järjestele tiedot siten, että kukin rekisterinpitäjän edustaja, tai taho jolle tietoja luovutetaan, saa käyttöönsä vain oman työnsä kannalta tarpeelliset henkilötiedot.
  • Huolehdi myös, ettei henkilötietoja käytetä muihin tarkoituksiin, kuin mitä tietosuojaselosteessa on mainittu, ja ettei tietoja selailla turhan päiten. Terveydenhuollossa toimivien on syytä huolehtia myös lakisääteisestä lokitietojen valvonnasta.

”Niin kauan kuin on tarpeen” ei ole laillinen peruste | Kauanko henkilötietoja saa säilyttää?

Tavanomaista on, että henkilötiedot tallennetaan, ja niitä käytetään tarpeen mukaan asiaa sen kummemmin miettimättä. Uuden lain myötä organisaatioille on kuitenkin asetettu vaatimuksia myös tietojen säilyttämisajoista.

Tietosuoja-asetuksen vaatimuksena on, että säilytysajan täytyy olla mahdollisimman lyhyt. Lisäksi rekisteröidyn täytyy voida arvioida omasta näkökulmastaan, kauanko tietoja säilytetään. Ei ole riittävää todeta, että henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeellista, vaan selkeä aikamääre olisi esimerkiksi ”kolme vuotta sopimuksen päättymisestä”.

Henkilötiedot on säilytettävä sellaisessa muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeen, tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten.

 

Tietosuoja-asetuksen vaatimuksena on, että henkilötietojen säilytysajan täytyy olla mahdollisimman lyhyt.

  • Rekisterinpitäjän on pystyttävä arvioimaan ja perustelemaan kohtuullinen säilytysaika.
  • Henkilötietojen säilytysaika on pidettävä mahdollisimman lyhyenä, eikä henkilötietoja saa säilyttää varmuuden vuoksi.
  • Henkilötietojen säilyttämisajalle täytyy asettaa jokin selkeä aikamääre. Esim. kolme vuotta eteenpäin siitä, kun asiakas on viimeksi ollut yhteydessä yritykseen, tai seitsemän vuotta verokauden päättymisestä.
  • Säilytysaika määritellään käyttötarkoituksen mukaan. Eri henkilötietoryhmille ja/tai eri käsittelytarkoituksille täytyy tapauskohtaisesti määritellä eri säilytysajat. Eli esimerkiksi maksulliselle vaellukselle osallistuvan henkilön ruoka-aineallergiatieto voidaan poistaa välittömästi leirin päätyttyä, vaikka muut yhteystiedot jätettäisiin rekisteriin jälkimarkkinointia varten.
  • Tietojen säilytysajoissa täytyy huomioida myös lakisääteiset velvoitteet, sekä eri toimialojen käytännesäännöt.

Rekisteröityä täytyy henkilötietojen keräämisen yhteydessä informoida säilytysajoista. Säilytysaika on siis kirjattava myös informoinnissa käytettävään tietosuojaselosteeseen.

Tarpeettomat henkilötiedot poistetaan tietoturvallisella tavalla, kun niille ei ole tarkoituksenmukaista käyttöä, tai kun sovittu säilytysaika päättyy.

 

Henkilötietoja sisältävien asiakirjojen lainmukaisia säilytysaikoja

  • työsopimus ja työtodistus – 10 vuotta palvelusuhteen päättymisestä
  • palkkalaskelmat – 6 vuotta tilikauden päättymisen jälkeen
  • palkkakirjanpito – 10 vuotta
  • kirjanpitoaineisto – 10 vuotta
  • työntekijöiden sairaslomatodistukset ja muut terveydentilaa koskevat asiakirjat– 2 vuotta

Henkilötiedon tunnistettavuuden poistaminen siten, ettei  yhdistäminen rekisteröityyn ole enää mahdollista.

Lue lisää ja katso myös linkit sivun alaosasta: Minimointivelvoite ja EU:n tietosuoja-asetus | Henkilötietoja saa kerätä ja käsitellä vain silloin, kun se on välttämätöntä.

Ks. kohta erityinen henkilötietoryhmä

Rekisteröidyn henkilötietojen tulee olla luotettavia, oikeita ja ajantasaisia. Tietoja saa ja kuuluu päivittää/muuttaa vain silloin, kun ne oikeasti muuttuvat tai tarkentuvat. Henkilötietoja ei saa kuitenkaan kerätä enempää, kuin on ennalta sovittu.

Elintärkeiden etujen suojaaminen on yksi lainmukainen käsittelyperuste. Se sopii käsittelyperusteeksi silloin, kun kyse on esimerkiksi elämän tai terveyden suojaamisesta.

Lue lisää: Oikeusperusteen valinta | Miten oikeusperuste vaikuttaa henkilötietojen keräämiseen ja käsittelyyn?

Epäsuorat tiedot eivät yksinään riitä henkilön tunnistamiseen, mutta niitä yhdistelemällä henkilö voidaan tunnistaa. Tällaisia tietoja ovat mm. asuinalue, sukupuoli tai ikä. 

Lue lisää: Henkilötietojen käsittely | Mitä henkilötiedot ovat? | Milloin niitä saa kerätä ja käsitellä?

Arkaluontoisia, eli erityisiä henkilötietoja ovat sellaiset henkilötiedot, joista ilmenee henkilön: rotu tai etninen alkuperä, poliittiset mielipiteet, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, ammattiliiton jäsenyys, geneettisten tai biometrinen tietojen käsittely (esim. DNA, sormenjälki, kasvojentunnistus, iiristunnistus), terveyttä koskevia tietoja tai seksuaalista käyttäytymistä ja suuntautumista koskevia tietoja.

Lue lisää: Erityiset henkilötietoryhmät | Arkaluontoisia tietoja on oikeus käsitellä vain poikkeuksellisesta syystä.

Evästeet ovat koodinpätkiä, joilla kerätään tietoa verkkosivujen kävijöistä. Evästeet jakautuvat välttämättömiin ja ei välttämättömiin evästeisiin. Toimintaevästeiden tarkoituksena on parantaa sivujen käytettävyyttä.

Analyysievästeiden tarkoituksena puolestaan on tarkoitus kerätä tietoa sivuilla vierailleen käyttäytymisestä. Tietoa voidaan käyttää esim. tilastointiin, analysointiin, profilointiin, sekä sivuston eri toimintojen parantamiseen

Linkit: Tietosuojavaltuutettu Anu Taluksen kommentit evästeasiaan. ja Traficomin 5/20 päivitetty evästeohjeistus.

Henkilötietoja, joista ilmenee henkilön perittyjä tai hankittuja geneettisiä ominaisuuksia. Geneettiset tiedot sisältävät tietoa henkilön fysiologiasta tai terveydentilasta. Tietoa voidaan saada myös biologisesta näytteestä analysoimalla.

Kaikki luonnollista henkilöä, henkilön ominaisuuksia tai elinolosuhteita kuvaavat merkinnät, joista henkilö tai hänen perheenjäsenensä voidaan tunnistaa. Yksittäisiä tietoja, joiden avulla henkilön voi helposti tunnistaa ovat mm. nimi, henkilötunnus ja valokuva.

Myös epäsuorat tiedot ovat henkilötietoja, vaikka tiedot eivät yksinään riitä henkilön tunnistamiseen. Epäsuoria tietoja yhdistelemällä henkilö voidaan tunnistaa. Tällaisia tietoja ovat mm. asuinalue, sukupuoli tai ikä.

Lue lisää: Henkilötietojen käsittely | Mitä henkilötiedot ovat? | Milloin niitä saa kerätä ja käsitellä?

Palveluntarjoaja (yritys/yksityinen elinkeinonharjoittaja / viranomainen / yhdistys), joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta ja rekisterinpitäjän lukuun, ja toimii rekisterinpitäjän ohjeiden mukaan. Esim. kirjanpidon tai palkanmaksun hoitava ulkopuolinen yritys, markkinointitoimisto, IT-konsultti. Myös palveluita hallinnoivat yritykset, kuten esimerkiksi laskutuspalveluita tarjoava ohjelmistoyritys voi olla henkilötietojen käsittelijä, vaikka se ei varsinaisesti käsittelisikään tietoja. Henkilötietojen käsittelyksi lasketaan myös se, että yrityksen henkilöstöllä on tarvittaessa pääsy järjestelmään ja sen sisältämiin henkilötietoihin esimerkiksi silloin, kun palvelun toimivuudessa on ongelmia.

Katso myös kohta: ”Kolmas osapuoli”.

Henkilötietoihin kohdistuva automaattinen tai manuaalinen toimenpide: henkilötietojen kerääminen, säilyttäminen, käyttäminen, hakeminen, järjestäminen, jäsentäminen, siirtäminen, käytön suunnittelu, muokkaaminen, poistaminen, tuhoaminen ja luovuttaminen. Ts. kaikki henkilötietoihin kohdistuvat toimenpiteet.

Lue lisää: Henkilötietojen käsittely | Mitä henkilötiedot ovat? | Milloin niitä saa kerätä ja käsitellä?

Henkilötietojen käsittelysopimus (ja henkilötietojen käsittelijän ohjeet)

Kun yritys käyttää toiminnassaan ulkopuolisia palveluntarjoajaa, eli esimerkiksi tilitoimistoa tai ohjelmistoa, täytyy palveluntarjoajalle antaa kirjalliset ohjeet, sekä tehdä asianmukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä. Rekisterinpitäjän täytyy pystyä osoittaa tietosuojan toteutuminen myös niiltä osin, kun käsittelijä käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun.

Lue erityisesti siniset laatikot: ”Läpinäkyvyys ja jäljitettävyys” ja ”Mistä on sovittava, kun henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän lukuun?”

Lue myös: artikla 28 EU yleinen tietosuoja-asetus ”Henkilötietojen käsittelijä”

Yritys tai muu organisaatio, jolle on luovutettu henkilötietoja, ja jolla on oikeus niiden käsittelyyn tai pääsy tietoihin.
tietosuoja.fi – informointivelvoitteen edellyttämät tiedot:  ”Käsite ”vastaanottaja” määritellään asetuksen 4.9 artiklassa siten, että sillä ei tarkoiteta vain kolmansia osapuolia. Näin ollen rekisterinpitäjät, yhteisrekisterinpitäjät ja henkilötietojen käsittelijät, joille henkilötiedot siirretään tai luovutetaan, ovat artiklan nojalla ”vastaanottajia”.

Kyberturvallisuus on turvallisuuden osa-alue. Sillä pyritään sähköisten järjestelmien verkkojen yhteiskunnalliseen turvallisuuteen. Kyberturvallisuuteen liittyy riskien tunnistaminen ja ennaltaehkäisy, sekä varautuminen mahdollisiin ongelmiin (haittaohjelmat, laiteviat, tietomurrot ym.). Kyberturvallisuudella pyritään takaamaan tietoturvallisuus myös mahdollisten kriisien aikana.

Lainmukaisia käsittelyperusteita on kuusi. Perusteita ovat rekisteröidyn suostumus, sopimus, rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite, elintärkeiden etujen suojaaminen, yleistä etua koskeva tehtävä tai julkinen valta ja rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu. Perusteella tarkoitetaan siis lainmukaista perustetta, eikä perustetta voi keksiä itse.

Lue lisää: Oikeusperusteen valinta | Miten oikeusperuste vaikuttaa henkilötietojen keräämiseen ja käsittelyyn?

Henkilötiedot ovat niihin oikeutettujen henkilöiden käytettävissä etukäteen määritellyssä vasteajassa. Tämä on erityisen tärkeää esim. terveydenhuollossa, jossa potilaan henki voi olla sen varassa, ovatko tiedot käytettävissä juuri silloin, kun niitä tarvitaan.

Erilaiset henkilötiedot ja järjestelmät ovat vain sellaisten henkilöiden käytettävissä, joilla on oikeus niiden käyttöön. Henkilötiedot on suojattu asianmukaisesti, eli riittävän hyvin riskeihin nähden.

Minimointi­velvoite / minimaali­suusvelvoite

Minimointivelvotteeseen liittyy henkilötietojen määrän, käsittelyn, käsittelijöiden määrän ja säilytyksen minimointi.

Lue lisää: Minimointivelvoite ja EU:n tietosuoja-asetus | Henkilötietoja saa kerätä ja käsitellä vain silloin, kun se on välttämätöntä.

Oikeusperuste /peruste / käsittelyperuste

Henkilötietoja saa kerätä vain, mikäli tietojen keräämiselle on lainmukainen peruste. Henkilötietojen keräämisen oikeusperuste on määriteltävä tietosuojaselosteessa, ts. rekisteröityä täytyy informoida siitä, millä oikeusperusteella hänen tietonsa kerätään.

Oikeusperusteita ovat rekisteröidyn (vapaaehtoinen) suostumus, sopimus, rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite, elintärkeiden etujen suojaaminen, yleistä etua koskeva tehtävä tai julkinen valta ja rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu.

Lue lisää: Oikeusperusteen valinta | Miten oikeusperuste vaikuttaa henkilötietojen keräämiseen ja käsittelyyn?

Oikeutettu etu

Oikeutettu etu on tietosuojalaissa ympäripyöreä käsite. Oikeutetulla edulla viitataan yleensä ihmisen perusoikeuksiin. Perusoikeuksiin liittyviä lakeja ovat kansalliset perusoikeudet,
kansainväliset ihmisoikeudet ja Euroopan unionin perusoikeudet. Oikeutettu etu täytyy olla todellinen ja perusteltu. Kun henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella, täytyy käsittelystä tehdä ns. tasapainotesti, jossa arvioidaan onko käsittely lainmukaista, tarpeellista ja oikeasuhtaista.

Lue lisää: Oikeusperusteen valinta | Miten oikeusperuste vaikuttaa henkilötietojen keräämiseen ja käsittelyyn?

Osoitusvelvollisuus (dokumentointivelvoite)

Velvollisuus todistaa /toteen näyttää viranomaisille, että on noudattanut tietosuojalakia- ja asetusta. Terminä osoitusvelvollisuus tarkoittaa sitä, että jokin taho on tilivelvollinen jonkin asian suhteen, ja että ulkopuolinen taho voi määrätä velvoitteen noudattamatta jättämisestä sanktion. Rekisterinpitäjällä on velvoite dokumentoida tietosuojatoimet, jotta rekisterinpitäjä voi osoittaa noudattavansa tietosuojasäädöksiä, sekä vakuuttaa että se on aktiivisesti pyrkinyt tunnistamaan kaikki tietosuojaan liittyvät riskejä ja ottanut käyttöön tarvittavia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi. Jos rekisterinpitäjä ei pysty osoittamaan noudattavansa tietosuoja-asetuksen velvoitteita, se voi aiheuttaa maineriskin lisäksi hallinnollisia seuraamuksia.

Rekisterinpitäjän täytyy pystyä erilaisin dokumentein osoittaa, että rekisterinpitäjä on mm.

  • tehnyt tarvittavat ja riittävät turvatoimet henkilötietojen suojaamiseksi (koneet/laitteet ja fyysiset tilat)
  • kouluttanut ja ohjeistanut henkilöstön toimimaan turvallisesti
  • huolehtinut rekisteröidyn informoinnista (esim. tietosuojaselosteella) asianmukaisesti
  • tehnyt asianmukaiset sopimukset yritykseen lukuun toimivien henkilötietojen käsittelijöiden kanssa
  • aktiivisesti pyrkinyt tunnistamaan kaikki tietosuojaan liittyvät riskit ja tehnyt asianmukaiset riskiarviot (esim. vaikutustenarvioinnit, tasapainotestit, siirrot ja luovutukset EU-alueen ulkopuolelle)
  • varautunut tietoturvaloukkauksiin tekemällä asianmukaiset suunnitelmat ja ohjeistukset
  • huomioinut toiminnassaan tietosuoja- ja tietoturvatason säännöllisen seurannan

Lue lisää: Osoitusvelvollisuus | Kaikilla yrityksillä on velvoite tehdä ja dokumentoida tietosuojatoimet.

Profilointi

Henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa kerätyn tiedon avulla arvioidaan / analysoidaan henkilön ominaisuuksia tai piirteitä, jotka liittyvät henkilön työhön, taloudelliseen tilanteeseen, terveydentilaan, mieltymyksiin, kiinnostuksen kohteisiin, käyttäytymiseen, liikkeisiin, sijaintiin tai luotettavuuteen. Profiloinnin tarkoituksena on usein ennakoida tulevaa käyttäytymistä. Profilointia käytetään esim. sosiaalisen median palveluissa ja päätelaitteilla olevissa sovelluksissa. Profilointi on sallittua vain tietyissä tilanteissa.

Lue lisää: https://www.minilex.fi/a/ihmistä-ei-saa-arvioida-koneellisesti

Pseudonymisointi

Pseudonymisointi tarkoittaa henkilötietojen käsittelemistä siten, että henkilötietoja ei voida enää yhdistää tiettyyn henkilöön ilman lisätietoja. Pseudonymisoidut tiedot täytyy säilyttää erillään rekisteröidyn muista henkilötiedoista.

Lue lisää ja katso myös linkit sivun alaosasta: Minimointivelvoite ja EU:n tietosuoja-asetus | Henkilötietoja saa kerätä ja käsitellä vain silloin, kun se on välttämätöntä.

Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä on ihminen tai organisaatio, joka määrittelee, mihin henkilötietojen käsittelyt tarkoitukset ja keinot. Organisaatio ihmisten muodostama yhteenliittymä, joka toimii tiettyjen tavoitteiden saavuttamiseksi. Organisaatioita ovat mm. yritykset, yhdistykset/seurat, järjestöt, poliittiset puolueet jne.

Lue lisää: GDPR-asetus on henkilötietojen käsittelyä sääntelevä laki, joka koskee kaikkia yrityksiä.

Rekisteröity

Henkilö, jonka henkilötietoja rekisterinpitäjä tai henkilötietojenkäsittelijä käsittelee. Rekisteröityjä ovat kaikki henkilöt, riippumatta siitä missä asemassa henkilö on. Rekisteröityjä voivat olla esimerkiksi asiakkaat, työntekijät, yhteistyökumppanit, viranomaiset, potentiaaliset asiakkaat jne. Rekisteröityä kuuluu aina informoida, eli antaa nähtäväksi tietosuojaseloste ja tarvittaessa pyytää suostumus henkilötietojen käsittelyyn.

Lue lisää: Tietosuojaselosteen malli ja rekisteröidyn informointi

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on pääsääntöisesti oikeus: saada tietoa henkilötietojensa, käsittelystä, saada pääsy tietoihin, oikaista tietoja, poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi, rajoittaa tietojen käsittelyä, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, vastustaa tietojen käsittelyä ja olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi. Joissakin tilanteissa rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksiaan. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus kertoa rekisteröidylle näistä oikeuksista. Rekisteröityä informoidaan tavanomaisesti tietosuojaselosteen avulla.

Lue lisää:  tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet,  tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeuksista-poikkeaminen ja  Tietosuojaselosteen malli ja rekisteröidyn informointi

Seloste käsittelytoimista

Seloste käsittelytoimista on kirjallinen tiivis kuvaus yrityksen tekemästä henkilötietojen käsittelystä viranomaisille ja yrityksen sisäiseen käyttöön.

Seuraamuskolleegio

Tietosuojavaltuutetun ja apulaistietosuojavaltuuttujen (Jari Råhman ja Heljä-Tuulia Pihamaa) muodostama seuraamuskollegio, jonka tehtävänä on seuraamusmaksujen määrääminen. Kollegion puheenjohtajana toimii tietosuojavaltuutettu Anu Talus.

Sopimus

Kahden osapuolen välinen oikeustoimi, jossa osapuolet sopivat keskenään jostakin asiasta. Sopimus voi olla kirjallinen tai suullinen. Kirjallinen sopimus on kuitenkin helpompi todistaa.

Suoraan tunnistettavissa oleva / suorat tunnisteet / välittömät tunnisteet

Yksittäisiä tietoja, joiden avulla henkilön voi helposti tunnistaa ovat mm. nimi, henkilötunnus tai valokuva.

Lue lisää: Henkilötietojen käsittely | Mitä henkilötiedot ovat? | Milloin niitä saa kerätä ja käsitellä?

Suoramarkkinointi

Perinteistä suoramarkkinointia on postitse ja puhelimitse tehtävä markkinointi. Sähköistä suoramarkkinointia ovat sähköpostiviestit, tekstiviestit, puheviestit, ääniviestit ja kuvaviestit. Suomessa perinteistä suoramarkkinointia saa tehdä ilman rekisteröidyn suostumusta.

Katso kohta 1. Rekisteröidyn (vapaaehtoinen) suostumus: Oikeusperusteen valinta | Miten oikeusperuste vaikuttaa henkilötietojen keräämiseen ja käsittelyyn?

Suostumuksen tallentaminen

Kun henkilötietoja kerätään suostumuksen perusteella (eli käsittelyn oikeusperusteena on suostumus), kannattaa suostumus ottaa kirjallisesti, jotta voit tarvittaessa todistaa asian. Suostumuksen tallentaminen kannattaa huomioida esimerkiksi silloin, kun keräät s-postiosoitteita markkinointitarkoituksiin. Onkin tärkeä valita järjestelmä, joka tallentaa suostumuksen automaattisesti. Jos saat rekisteröidyltä suostumuksen esim. s-postin välityksellä, kannattaa suostumus tallentaa esimerkiksi Tietosuojavastaajan s-postiin tai omavalvontasuunnitelman liitteeksi.

Tasapainotesti

Tasapainotesti on kirjallinen kuvaus / arvionti, jonka avulla voidaan päätellä, sopiiko oikeutettu etu lainmukaiseksi käsittelyperusteeksi.

Katso kohta 6. Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu: Oikeusperusteen valinta | Miten oikeusperuste vaikuttaa henkilötietojen keräämiseen ja käsittelyyn?

Tietosuoja

Tietosuoja on osa yksityisyyden suojaa, joka taataan perustuslaissa kaikille henkilöille. Tietosuojan tarkoituksena on varmistaa, että henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti, ettei henkilötietoja kerätä tarpeettomasti, ettei henkilötietoja käsitellä tarpeettomasti, ja että niitä käsitellään vain silloin, kun käsittelyyn on lainmukainen oikeusperuste

Lue lisää: GDPR-asetus on henkilötietojen käsittelyä sääntelevä laki, joka koskee kaikkia yrityksiä.

Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste on asiakirja, joka sisältää kaikki informaatiovelvoitteen edellyttämät tiedot. Kaikilla yrityksillä ja organisaatioilla täytyy olla asiakirja henkilötietojen lainmukaisesta käsittelystä asiakkaalle. Tietosuojaselosteessa kerrotaan rekisteröidylle hänestä kerätyt henkilötiedot tiiviisti, läpinäkyvästi ja ymmärrettävästi. Tietosuoja-asiakirjaan kirjataan tavat, joilla yritys käyttää, kerää, suojaa ja tarvittaessa siirtää henkilötietoja luotettavasti ja turvallisesti.

Tietosuojavastaava

Organisaation sisäinen asiantuntija joka seuraa ja valvoo tietosuoja-asioiden noudattamista, kehittää tietosuojan tasoa, neuvoo ja ohjeistaa johtoa ja työntekijöitä, toimii yhteyshenkilönä henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa ja toimii yhteyshenkilönä, kun asioidaan Tietosuojavaltuutetun toimiston tai rekisteröityjen kanssa.

Muuta huomioitavaa:

  • Tietosuojavastaavan yhteystietojen on oltava julkisesti saatavilla esimerkiksi yrityksen verkkosivuilla.
  • Tietosuojavastaavan täytyy olla riippumaton, eikä hänellä voi olla eturistiriitoja tietosuojavastaavan tehtävien kanssa. Siksi tietosuojavastaavana ei voi toimia esimerkiksi toimitusjohtaja tai hallituksen edustaja.
  • Tietosuojavastaava on nimitettävä, jos käsitellään laajamittaisesti arkaluontoisia tietoja, henkilötietoja käsitellään säännöllisesti, organisaationne on julkishallinnon toimija. Tietosuojavastaavan voi nimittää myös vapaaehtoisesti.
  • Tietosuojavastaavan yhteystiedot kuuluu ilmoittaa Tietosuojavastaavan toimistoon: tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavastaavasta

Lue lisää: tietosuoja.fi/tietosuojavastaavat

Ryhmitelty, saman tyyppisten henkilötietojen ryhmitelty / luetteloitu tietojoukko.
Esim. työntekijät, asiakkaat, markkinointirekisteri, arvontaan osallistuneet, yhteistyökumppanit jne.

Tietotilinpäätös

Raportti yrityksen tai muun organisaation tietojenkäsittelyn nykytilasta. Raportti sisältää perustiedot, organisaation hallussa olevat tietovarannot, tietojen käsittelyssä noudatettavat menettelytavat ja periaatteet, tietojen suojaustavat, tietojen käsittelyn seuranta- ja valvontatoimet, selvityksen rekisteröityjen oikeuksien toteutumisesta, sekä arviointi ja kehittämiskohteet.

Tietoturva

Tietoturva on tietojen suojaamista. Turvallisuuteen kuuluvat henkilötietojen suojaaminen luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä, sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta. Tietoturvaa toteutetaan mm. suojaamalla fyysinen ja konkreettinen tietoaineisto, suojaamalla tietojärjestelmien tietoaineisto, säilyttämällä tiedot luottamuksellisina, säilyttämällä tiedot eheinä (muuttumattomine) ja  pitämällä tiedot saatavissa / käytettävissä.

Tietoturvaloukkaus / tietoturvapoikkeama

Tietoturvaloukkaus tarkoittaa henkilötietojen lainvastaista käsittelyä, jonka mahdollisia seurauksia ovat mm. tuhoutuminen, muuttuminen, luvaton pääsy tietoihin ja häviäminen.

Tietoturvasuunnitelma / Tietosuojan- ja tietoturvallisuuden omavalvontasuunnitelma

Yrityksen tai organisaation sisäinen asiakirja, joka sisältää lähes kaikki osoitusvelvollisuuden vaatimat tiedot.

Lue lisää: tietosuoja.fi/osoitusvelvollisuus – Osoita noudattavasi tietosuojasäännöksiä

Valvontaviranomainen / Tietosuojavaltuutettu

Suomessa kansallisena valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto, joka valvoo tietosuojalainsäädännön noudattamista.

Lue lisää: tietosuoja.fi/tietosuojavaltuutetun-toimisto

Vastaanottaja

Henkilö, oikeushenkilö, viranomainen, virasto tai muu toimija, jolle luovutetaan henkilötietoja.

Yksityisyys

Yksityisyys tarkoittaa luonnollisen henkilön oikeutta suojautua ulkopuoliselta puuttumiselta.

Lue lisää: minilex.fi/a/yksityisyyden-suoja-suomessa

Linkit

tietosuoja.fi – Tietojen minimointi

tietosuoja.fi – säilytyksen rajoittaminen

minilex.fi – Vain tarpeellisia tietoja on lupa käsitellä

Traficom – Tunnisteet ja tietosuoja Anonymisointi ja sen rajat (ohjeita anonymisointiin ja pseudonymisointiin)

Tietoarkiston sivut: Tunnisteellisuus ja anonymisointi

tietosuoja.fi – pseudonymisointi-anonymisointi

Tietosuojatyöryhmä – Lausunto 5/2014 anonymisointitekniikoista

 

⇐ Siirry tästä osaan 3.

Siirry tästä osaan 5. ⇒

Kurssin sisältö

  • Mitä osoitusvelvollisuus ja dokumentointivelvoite tarkoittaa?
  • GDPR-sakot ja sanktiot
  • Mitä tietosuoja-asiakirjoja tarvitset osoitusvelvollisuuden todentamiseen?
  • Miten saat osoitusvelvollisuuden kuntoon?

Siirry osaan 1

  • Mikä on tietosuoja-asetuksen tarkoitus?
  • Mitä eroa on tietosuojalla ja tietoturvalla?
  • Ketä tietosuoja-asetus koskee?
  • Roolit ja vastuut henkilötietojen käsittelyssä
  • Tietosuojariskit lyhyesti

Siirry tästä osaan 2

  • Milloin henkilötietojen käsittely on sallittua?
  • Mitä henkilötiedot ovat?
  • Mitä arkaluontoiset henkilötiedot ovat, ja kenellä niitä on oikeus käsitellä?

Siirry tästä osaan 3

  • Käyttötarkoitussidonnaisuus
  • Miten toteutat minimoinnin velvoitetta, kun keräät henkilötietoja?
  • Pseudonymisointi ja anonymisointi
  • Välttämätön käsittely ja käsittelyn rajoittaminen.
  • Kauanko henkilötietoja saa säilyttää?

Olet tällä sivulla.

  • Mitä GDPR-asetuksen määrittelemät oikeusperusteet tarkoittavat?
  • Mitä rekisteröidyn eri oikeudet tarkoittavat, ja miten tulee toimia, jos rekisteröity haluaa käyttää oikeuksiaan.
  • Oikeusperusteeseen liittyvät dokumentit ja toimenpiteet osoitusvelvollisuuden toteuttamiseksi
  • Sisäiset ja ulkoiset ohjeet käytännössä
  • Käsittelyn eri oikeusperusteita koskevat arviot

Siirry tästä osaan 5.

  • Mitä informointivelvoite tarkoittaa?
  • Miten rekisteröityä kuuluu informoida ja millainen tietosuojaselosteen kuuluu olla?
  • Yksitasoinen ja monitasoinen tietosuojaseloste
  • Yksitasoisen tietosuojaselosteen suurimmat ongelmat
  • Kuinka tehdään tietosuojaseloste?

Siirry tästä osaan 6.

  • Monitasoiset tietosuojaselosteet ja informointi monitasoisesti
  • Tietosuojatyöryhmän suosittelema monitasoisen tietosuojaselosteen malli
  • Tietosuojaa koskeva hallintapaneeli
  • Push- ja pull-ilmoitukset
  • Henkilötietojen kerääminen liidimagneettien ja yhteydenottolomakkeiden avulla
  • Evästeet ja evästeilmoitukset

Siirry tästä osaan 7.

  • Henkilötietojen siirtäminen ja luovuttaminen
  • Henkilötietojen siirtäminen EU-alueen ulkopuolelle
  • Henkilötietojen käsittelysopimus ja käsittelijän ohjeistaminen

Siirry tästä osaan 8.

  • Mikä on vaikutustenarviointi?
  • Milloin vaikutustenarviointi täytyy tehdä?
  • Mitä hyötyä vaikutustenarvioinnista on?
  • Vaikutustenarvioinnin sisältö

Siirry tästä osaan 9.

  • Seloste käsittelytoimista – asiakirjan tarkoitus
  • Todennäköinen riski rekisteröidyn oikeuksille ja vapauksille aiheutuu kun…
  • Rekisterinpitäjän Seloste käsittelytoimista
  • Henkilötietojen käsittelijän Seloste käsittelytoimista

Siirry tästä osaan 10.

Haluatko antaa palautetta, onko sinulla kysyttävää, tai tarvitko apua asiakirjojen kanssa?

Ota yhteyttä